Klauzula informacyjna dla uczestnika projektu

„Uroginekologia zabiegowa i diagnostyka urodynamiczna – specjalistyczne szkolenia dla kadr medycznych”
nr FERS.01.12-IP.07-0009/26

Zgodnie z art. 13 i 14 RODO, Instytut Matki i Dziecka przekazuje informacje dotyczące przetwarzania Pana/i danych osobowych w związku z udziałem albo ubieganiem się o udział w projekcie „Uroginekologia zabiegowa i diagnostyka urodynamiczna – specjalistyczne szkolenia dla kadr medycznych”, realizowanym w ramach programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego 2021–2027.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Pana/i danych osobowych jest Instytut Matki i Dziecka z siedzibą w Warszawie, ul. Kasprzaka 17A, 01-211 Warszawa, wpisany do KRS pod nr.: 0000050095, NIP: 5250008471, REGON: 000288395, dalej „Instytut”.

Z Instytutem można kontaktować się:

1. pisemnie – na adres siedziby Instytutu;
2. mailowo – na adres: dyr@imid.med.pl;
3. za pośrednictwem platformy ePUAP – na adres: /IMiDWarszawa/SkrytkaESP;
4. na adres do e-Doręczeń: AE:PL-72400-93150-DHGIC-31.

2. Inspektor Ochrony Danych

W Instytucie został powołany Inspektor Ochrony Danych. Kontakt z Inspektorem jest możliwy za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem: iod@imid.med.pl.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Pana/i dane osobowe będą przetwarzane w następujących celach:

1. rekrutacji do projektu, weryfikacji kwalifikowalności uczestnika, organizacji i realizacji udziału w szkoleniach, dokumentowania udziału, wydawania potwierdzeń, zaświadczeń lub certyfikatów, monitorowania wskaźników produktu i rezultatu, zebrania informacji o sytuacji uczestnika po zakończeniu udziału w projekcie, rozliczenia projektu, sprawozdawczości, kontroli, audytu, ewaluacji oraz prowadzenia komunikacji organizacyjnej związanej z projektem

oraz

2. utrwalania wizerunku uczestników podczas szkoleń lub innych działań projektowych, jeżeli jest to niezbędne do dokumentowania realizacji projektu, rozliczenia, kontroli, audytu, sprawozdawczości albo potwierdzenia wykonania obowiązków informacyjno-promocyjnych

oraz

3. ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami związanymi w udziale w projekcie

– na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO w zw. z art. 9 ust. 2 lit. f RODO, tj. gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym, w związku z realizacją projektu współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus oraz przepisami ustawy z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021–2027;

4. rozpowszechniania wizerunku uczestnika, w tym na zdjęciach lub nagraniach z realizacji projektu, w materiałach informacyjnych, promocyjnych, sprawozdawczych, na stronie internetowej, w mediach społecznościowych (Facebook, LinkedIn, Instagram), prezentacjach lub publikacjach związanych z projektem

– na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO, tj. dobrowolnej zgody stanowiącej jednoznaczne okazanie woli w rozumieniu art. 4 pkt 11 RODO, wyrażonej w oświadczeniu stanowiącym jednocześnie zezwolenie na rozpowszechnianie wizerunku, o którym mowa w art. 81 ust. 1 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

5. zarejestrowania się i korzystania z platformy szkoleniowej

– na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, tj. w celu zawarcia i wykonania umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną;

6. archiwizacji dokumentacji projektu

– na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 9 ust. 2 lit. j RODO w zw. z przepisami ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz przyjętą w Instytucie Instrukcją Kancelaryjną.

4. Kategorie przetwarzanych danych

Instytut może przetwarzać następujące kategorie danych:

1. dane identyfikacyjne, w tym imię, nazwisko, PESEL albo inny identyfikator;
2. dane kontaktowe, w tym adres korespondencyjny, adres e-mail, numer telefonu;
3. dane dotyczące kwalifikacji zawodowych, prawa wykonywania zawodu, specjalizacji, statusu lekarza w trakcie specjalizacji, miejsca zatrudnienia lub wykonywania zawodu;
4. dane niezbędne do oceny kwalifikowalności udziału w projekcie;
5. dane dotyczące udziału w projekcie, obecności, aktywności szkoleniowej, uzyskanych zaświadczeń, certyfikatów, kwalifikacji lub kompetencji;
6. dane wymagane do monitorowania wskaźników projektu, w tym płeć, wiek, poziom wykształcenia, status na rynku pracy, obszar zamieszkania;
7. dane szczególnych kategorii, jeżeli są niezbędne do realizacji projektu albo wymagane przepisami lub wytycznymi, w tym dane dotyczące niepełnosprawności, zdrowia, szczególnych potrzeb dostępnościowych, pochodzenia rasowego lub etnicznego, obcego pochodzenia, pochodzenia z krajów trzecich albo przynależności do mniejszości;
8. dane dotyczące sytuacji uczestnika po zakończeniu udziału w projekcie;
9. wizerunek utrwalony na zdjęciach lub nagraniach z działań projektowych.

Dane podawane są zasadniczo bezpośrednio przez Pana/ią. Instytut może także weryfikować dane w dokumentach przedstawionych przez Pana/ią, w dokumentach wystawionych przez pracodawcę, kierownika specjalizacji lub lekarza medycyny pracy, a także w rejestrach właściwych dla potwierdzenia prawa wykonywania zawodu lub statusu zawodowego, w szczególności w Centralnym Rejestrze Lekarzy.

5. Odbiorcy danych osobowych

Pana/i dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom uprawnionym na podstawie obowiązujących przepisów prawa lub współpracującym z Instytutem na podstawie odpowiedniej podstawy prawnej albo umowy oraz po zastosowaniu odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych służących zabezpieczeniu danych.

Odbiorcami danych mogą być w szczególności:

1. podmioty i instytucje uprawnione do kontroli, audytu, ewaluacji, monitorowania, sprawozdawczości lub rozliczania projektów finansowanych ze środków europejskich, w szczególności Instytucja Pośrednicząca dla projektu, tj. Minister Zdrowia, oraz Instytucja Zarządzająca programem FERS, tj. minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego;
2. podmioty świadczące na rzecz Instytutu usługi prawne, audytowe, księgowe, pocztowe, kurierskie, informatyczne, hostingowe, serwisowe, szkoleniowe, organizacyjne lub promocyjne;
3. dostawcy oprogramowania i systemów informatycznych wykorzystywanych przez Instytut;
4. podmioty prowadzące rejestry lub wydające dokumenty, w zakresie niezbędnym do weryfikacji kwalifikowalności uczestnika.

Dane osobowe uczestników będą wprowadzane do CST2021, czyli centralnego systemu teleinformatycznego wykorzystywanego w procesie rozliczania projektu oraz komunikowania się z Instytucją Pośredniczącą. Administratorem systemu jest minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem z usług Microsoft 365, w tym Microsoft Office, oraz serwisów Facebook, Instagram i LinkedIn, Pana/i dane osobowe, w tym wizerunek, mogą być przekazywane do państw poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności do Stanów Zjednoczonych Ameryki.

Przekazywanie danych odbywa się zgodnie z RODO, w szczególności na podstawie decyzji Komisji Europejskiej w ramach EU–U.S. Data Privacy Framework – wskazane podmioty aktywnie uczestniczą w tym programie.

7. Okres przechowywania danych osobowych

Pana/i dane osobowe będą przetwarzane przez okres realizacji projektu, a następnie przez okres archiwizacji dokumentacji projektowej. Po upływie tego okresu dane będą przechowywane zgodnie z przyjętą w Instytucie Instrukcją Kancelaryjną oraz przepisami ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Dane przetwarzane na podstawie zgody, w tym dane dotyczące rozpowszechniania wizerunku, będą przetwarzane do czasu wycofania zgody albo do czasu zakończenia działań, dla których zgoda została udzielona, w zależności od tego, które zdarzenie nastąpi wcześniej.

8. Prawa osoby, której dane dotyczą

Przysługuje Panu/i prawo do:

1. dostępu do danych osobowych, w tym uzyskania ich kopii;
2. sprostowania danych osobowych;
3. usunięcia danych osobowych – w przypadkach określonych w RODO;
4. ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
5. przenoszenia danych;
6. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, jeżeli podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. e RODO;
7. wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem rozpowszechniania dokonanego przed jej wycofaniem

Wniesienie sprzeciwu oznacza, że Instytutowi nie wolno będzie już przetwarzać danych osobowych objętych sprzeciwem, chyba że Instytut wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec Pana/i interesów, praw i wolności, albo podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

W związku z obowiązkami dotyczącymi realizacji, rozliczenia, kontroli i archiwizacji projektu realizacja prawa do usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania albo sprzeciwu może być ograniczona w przypadkach przewidzianych przepisami prawa.

Jeżeli uważa Pan/Pani, że dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z przepisami, może Pan/i wnieść skargę do organu nadzorczego.

9. Dobrowolność albo obowiązek podania danych

Podanie danych osobowych niezbędnych do rekrutacji, weryfikacji kwalifikowalności, udziału w projekcie, dokumentowania udziału, monitorowania wskaźników, rozliczenia i kontroli projektu jest warunkiem udziału w projekcie. Niepodanie tych danych może skutkować brakiem możliwości udziału w rekrutacji, zakwalifikowania do projektu, udziału w szkoleniu albo wydania zaświadczenia lub certyfikatu.

Zgoda na rozpowszechnianie wizerunku jest dobrowolna. Brak zgody albo jej wycofanie nie wpływa na możliwość udziału w projekcie.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Instytut nie będzie podejmował wobec Pana/i decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany, w tym w wyniku profilowania w rozumieniu RODO.